貸し会議室利用の流れ

貸し会議室はおよそ次のようなステップにそって利用することになります。
しかし会場によって違いがありますので、
利用に当たっては運営会社の指示に従ってください。

 

 

第1ステップは「使用目的の明確化」です。ビジネスシーンだけにこだわらず目的を設定します。
第2ステップは「会議室探し」です。会議室探しには自分の足で探す方法とネットを利用する方法があります。
自分が出掛けて探し当てることができれば下見や備品の状況、
使用条件などの詳細を直接確認したりその場で予約ができたりしますが時間と手間がかかります。
こうしたことから近年はネットを利用するケースが多いようです。
ネットを利用する場合も貸し会議室の検索ができるサイトを利用する方法と、
検索から申込み手続きまでできるサイトを利用する方法があります。
以下、検索から申込み手続きまでできるサイトを利用した場合のステップを紹介します。
第3ステップは「空き状況確認」です。
検索結果にもとづいて希望する貸し会議室の空き状況の確認をします。
第4ステップは「仮予約」です。空いていれば仮予約をします(WEB予約が多い)。
仮予約の受付は半年または1年前からが多いようです。
第5ステップは「正式な利用申込み」です。利用が決定したら利用申込書を提出します。
正式な利用申込書提出後のキャンセルはキャンセル料請求の対象になります。
第6ステップは「料金支払い」です。申込み時点での料金を支払います。支払方法は貸し会議室会社の指示に従います。
第7ステップは「詳細打合せ」です。利用1週間前までにレイアウトや利用備品、飲食などの最終打合せを行います。

第8ステップは「利用・精算」です。実際の利用で申込み時の金額と差異が発生した場合は精算を行います。